Приказ о закреплении топливных карт за водителями

Необходимость заказа топливных карт

Выдача сотрудникам топливных карт  —  важнейший документ, который упрощает работу бухгалтерии, позволяя отслеживать, сколько топлива израсходовал каждый водитель. Он также облегчает управление расходами на топливо. В этой статье расскажем об особенностях составления приказа о выдаче топливных карт. Выдача сотрудникам топливных карт  —  важнейший документ, который облегчает работу бухгалтеров, позволяя отслеживать расход топлива каждым водителем. Это еще больше упрощает контроль расходов на топливо.

Перевод топливных карт

Существует два способа присвоения топливных карт сотрудникам:

• По акту приема-передачи. Сотрудник, заправляющий автомобиль, составляет акт, в котором указываются реквизиты карты, ФИО водителя и дополнительные сведения. Правда, у этого способа есть недостаток, так как он требует оформления документа на каждую топливную карту и каждого сотрудника, который ею пользуется.
• В качестве альтернативы работодатель может вести учет всех карт в бухгалтерской системе. Такой подход упрощает процесс регистрации и избавляет от необходимости оформлять дополнительные документы. Сотрудник получает карту и вносит информацию в учетную систему компании.

Директива руководителя

Этот документ вводится в действие для того, чтобы закрепить карту за конкретным человеком. Такой подход подходит для предприятий с большим количеством сотрудников, работающих с техникой. Если нет отдельного приказа, ограничивающего использование карт, то его можно установить в этом документе в соответствии с требованиями компании.

Защита топливных карт

Этот документ предоставляется после доставки топливной карты назначенному лицу.

Ранее процесс закупки топлива осуществлялся следующим образом:

1. Водитель подавал заявку на получение бюджетных средств для приобретения топлива.
2. Топливо закупалось.
3. Был сформирован счет с соответствующими квитанциями.

Система топливных карт

Первый подход позволял манипулировать фактическими расходами. Люди могли пользоваться служебным транспортом в нерабочих целях и заправляться за счет работодателя. Теперь этот вопрос решен, поскольку бухгалтерия полностью контролирует использование топлива по топливным картам.

Необходимо выдать сотрудникам топливные карты и ознакомить их с новыми правилами учета топлива. Подписав соответствующий документ, они соглашаются с новой системой. Затем в трудовой договор вносятся изменения, касающиеся реквизитов топливных карт, уточняются обязанности и закрывается дополнительное соглашение.

Составление приказа о выдаче топливной карты

Чтобы обеспечить набор правил и обязательств, гарантирующих контроль и соответствие принципам ведения бизнеса, важно составить приказ о выдаче топливной карты водителю.

Содержание приказа

Приказ должен содержать:

• Название учреждения.
• Звание и ФИО лица, получающего платежный инструмент.
• Детали карты.

Лицо, выдающее карту, должно представить:

1. должность,
2. ФИО;
3. номер и дату заказа;
4. информацию о карте (номер, дата выдачи, дата окончания срока действия);
5. правила пользования топливной картой;
6. за что отвечает лицо, выдавшее карту;
7. подписи участников выдачи и получения карты;
8. другую информацию, которая может потребоваться (согласно регламенту компании).

Составление документов в соответствии с правилами

Важно, чтобы документы были составлены в соответствии с правилами и внутренней политикой учреждения. Чтобы гарантировать, что все понимают правила и обязанности водителя, документ должен быть однозначным и исчерпывающим.

Обязанности водителя

Водитель несет ответственность за соблюдение правил и ограничений, действующих при использовании карты. Это включает в себя соблюдение объема и места заправки. Водитель должен следить за тем, чтобы карта и ее PIN-код были в безопасности. Карту следует использовать только для тех целей, для которых она была выдана, например для заправки автомобиля во время деловых поездок.

Своевременное информирование о проблемах

Очень важно, чтобы водитель сразу же сообщал компании о любых трудностях или пропаже карты.

Наказание за нарушение правил

В случае каких-либо нарушений или нецелевого использования карты к виновнику могут быть применены определенные санкции или штрафы от компании. Таким образом, сотрудники будут более сознательными и послушными, что поможет держать расходы на топливо под контролем.

Дополнительные преимущества

Кроме того, вы можете получить возмещение НДС, отслеживать все расходы в личном кабинете и получать отчетные документы для налоговой службы.