Электронная транспортная накладная
Эволюция бумажной накладной
Для легализации перевозки коммерческих грузов применяют накладную. Ранее она была исключительно бумажной, но с 1 марта 2022 г. доступна в цифровом формате.
Эта инновация упрощает жизнь компаниям, занимающимся грузоперевозками, и крупным оптовым клиентам, регулярно пользующимся такими услугами. Для единичных отправок товара, которые происходят раз или два в год, целесообразнее оформлять обычный бумажный документ, так как переход на электронный формат ЭТрН потребует дополнительных расходов.
Электронизация документации в логистике
Электронизация транспортной документации значительно упрощает бизнес-операции. Такой подход ускоряет и упрощает процедуру доставки продукции. Переход на цифровой формат дает компаниям следующие преимущества:
- Доступ к документам не зависит от местоположения, что позволяет в любой момент проверить статус груза.
- Журналирование каждого шага в цифровом виде обеспечивает прозрачность процесса.
- Для коррекции данных теперь хватит мгновения. Ошибочный файл быстро заменяется, доступен всем в цепи доставки.
- Хранение документации упрощается до нескольких кликов в электронном архиве, без необходимости физического пространства.
- Экономия на бумаге также способствует экологии.
Преимущество в виде упрощенной верификации очевидно. Фискальные органы могут без проблем просматривать электронные копии документов без пересылки бумаг. Для создания электронной накладной задействованы разные субъекты: от отправителя до водителя. Все происходит через электронную систему перевода данных (например, ТАКСКОМ или СБИС), где документы регистрируются в базе ГИС ЭПД. Налоговикам доступ ко всем данным открыт, исключая необходимость вручную подавать бумажные документы.
Как сформировать ЭТрН ?
Создание электронной накладной начинается с использования приложения или веб-сервиса. Затем отправитель вносит сведения о товаре, маршруте и грузоотправителе. Все данные удостоверяются электронной подписью, а участие остальных лиц организуется через оператора. Вся информация собирается в ГИС ЭПД.
Документы электронного обмена передаются оператором к получателю и компании, осуществляющей доставку. Затем водитель отмечает процесс передачи товара для его транспортировки, применяя электронную подпись. Получатель подтверждает приём груза в системе, а грузоперевозчик ставит подпись в накладной. При необходимости, все участники могут загрузить версию заполненного документа.
ЭТрН — документ, который включает несколько разделов для заполнения при каждой отгрузке. Вот краткое описание:
- Записи 1,2,3,6,7 касаются отправителя и включают ключевую информацию о товаре и условиях доставки;
- Пункт 8 отведён для подтверждения получения товара перевозчиком;
- Пункт 10 частично заполняется перевозчиком для подтверждения приёмки груза.
Подтверждение выполненной работы перевозчиком отражается в 10-м разделе документа. Если возникают изменения, такие как смена персонала, компании или стоимости услуг, это отмечается в соответствующих секциях. ЭТрН необходим в определённых случаях.
Смена на цифровую отчетность не обязательна — предприятия вольны оставаться с бумагой. Тем не менее, власти стремятся к скорому переводу бизнеса в онлайн.
Необходимо активировать упрощенную и высококлассную электронную автографию (КЭП/ПЭП). Чтобы управлять онлайн-бумагами, выберите подходящий ЭПД-сервис. Обязательно подготовьте бумаги для обмена в процессе доставки. Оформите договора:
- один между шофером и компанией-перевозчиком,
- другой — с участием отправителя, грузополучателя и логистической фирмы.
Необходимо оснастить персонал фирмы нужными устройствами с предустановленным софтом для деятельности.
Чтобы понять плюсы и минусы ЭТрН, следует изучить различия в форматах. Для бумажной формы документа требуется оформление и подписание трех копий. Документ может содержать любое число пунктов по отправке, и для одной копии может понадобиться много бумаги.
- Без присутствия ответственного с грузом придётся ждать;
- Ошибки в документах потребуют их повторную распечатку;
- Заполненную форму отправляют обратно источнику;
- Документ необходимо сохранять в архиве на бумаге.
Электронный документ заполняется онлайн, затем после заверения цифровой подписью он вливается в общую базу, обеспечивая доступность информации для всех звеньев логистической цепи, включая водителей и получателей. Отдельное подтверждение печатается для дорожных инспекторов. Обновление данных происходит на каждом этапе перевозки. Этот метод управления документацией применяется относительно короткое время, история его использования пока скромна.
Преимущества включают экономию средств за счет уменьшения использования бумаги и печати, быстрый доступ к данным для налоговых аудитов и повышение эффективности рабочего времени. С другой стороны, возникает необходимость в дополнительных договоренностях для одобрения логистических услуг.
Электронный обмен документами в ГИБДД не внедрён, из-за чего необходимо предоставлять отчёты на физических носителях, доступных через работника отделения по электронным подписям. Водителям приходится выделять средства на оформление цифровой подписи.
Комментарии закрыты.