Акт приема-передачи топливных карт

Простая передача карт и документация

Использование топливных карт на предприятиях помогает экономить деньги и контролировать расходы каждого сотрудника. Однако передача карт сотрудникам может оказаться непростой задачей. Передача карт, внесение номеров в таблицу, ведение журнала  —  все это возможно, но ни один из этих методов не является эффективным и не имеет юридической силы.

Как доказать, что карточка была выдана конкретному человеку, если она потеряется?

Как отчитаться перед налоговой службой?

Осуществление контроля с помощью действий

Лучший способ получить контроль над ситуацией  —  это действовать. Запись передачи топливной карты водителю  —  один из способов добиться этого. Она также показывает, за кем из сотрудников закреплен водитель. Мы можем изучить, как можно применить этот прием и передачу топливной карты, какой информацией она должна обладать и как правильно ее выдать, на примере.

Шаги по выполнению

Передаточный акт  — это документ, используемый для оформления перехода топливной карты от поставщика к фирме. Этот документ служит подтверждением использования топлива для целей акта передачи топливных карт. Форма документа при приобретении карты, передаче ее для деловой поездки или при найме водителя обычно одинакова. Необходимо указать:

1. кто передает карту,
2. кто ее получает,
3. дату оформления,
4. сроки приема-передачи топливных карт.

Чтобы процесс прошел гладко и без лишних хлопот, необходимо предпринять следующие шаги:

• Составьте трудовой договор (ТД), включающий все необходимые детали, связанные с использованием карты. Рекомендуется также составить приложение к договору.
• Разработайте Акт приема-передачи топливной карты.
• Учитывайте данные из накладных.
• Вести учет прихода и списания топлива по каждой карте.
• Следуя этим шагам, вы сможете избежать споров и неудобных вопросов со стороны налоговых органов.

Заполнение формы

Топливная карта служит способом формирования юридических объединений. Чтобы выдать эту карту водителю, необходимо указать следующие данные:

1. Данные организации.
2. Дата и место выдачи.
3. Информация о получателе.
4. Количество карт, их номера, баланс, PIN-пасс.
5. Любые другие данные, которые стороны сочтут нужным внести.

Составление акта

Проект документа создается в двух экземплярах. Если карты распределяются между несколькими сотрудниками, то достаточно одного акта приема-передачи топливных карт. Для этого можно либо записать данные каждого сотрудника и номер карты отдельно, либо перечислить все данные вместе.

Основное содержание

Определенной структуры для составления акта передачи топливных карт не предусмотрено. Каждая компания разрабатывает свой собственный формат, который охватывает все юридические аспекты, актуальные для конкретной ситуации.

Информация, необходимая для перевода карты

Юридическое лицо, передающее карту, должно указать свое название и представителя для заключения договора на поставку топлива. Как правило, это генеральный директор.

Для передачи топливной карты водителю необходимо предоставить документы. Для общества с ограниченной ответственностью таким документом является устав.

Сбор, использование и возвращение

Задача компиляции  —  собрать, перевезти и вернуть что-то. Для каждого действия по транспортировке топливной карты составляется отдельный документ. Отражение нескольких операций в одном документе не приветствуется.

Информация о карте  —  вид, название, номер, сумма на счете. При возврате карты желательно указать причину. Это может быть, например, несовместимость карты, окончание контракта с сотрудником и так далее.

Передача карты: необходимая информация о водителе

Необходимо указать полное имя водителя, получающего карту. В случае крупных транспортных компаний могут быть добавлены дополнительные данные, чтобы избежать путаницы. Эта дополнительная информация может включать дату рождения и номер водителя.

Копии документов и дата выдачи

Как правило, требуется две копии документа. Также необходимо указать дату выдачи. При необходимости укажите регистрационный номер.

Требуется подпись

На основании карты необходимо поставить подписи как эмитента, так и получателя. Если присутствует руководитель, он также должен поставить свою подпись.

Недорого

Цель данной карты  — приобретение топлива, поэтому она выдается без взимания платы. Однако необходимо соблюдать другие условия, например, указанные в документе о передаче топлива.

Возмещение

Карта выдается водителю на сумму, которая отражается в бухгалтерском учете. После сдачи карты деньги возвращаются на счет сотрудника без движения средств на банковском счете компании, как гласит статья 250 Налогового кодекса РФ. Средства «замораживаются».

Покупки

Стоимость карты списывается со счета сотрудника и считается производственными затратами.

Документация имеет ключевое значение

При передаче топливных карт необходимо зафиксировать факт их выдачи, и это делается по взаимному соглашению сторон. Чтобы упростить процесс приема и передачи карт, необходимо вести журналы учета, в которых систематизируются соответствующие данные.

В журнале должны быть отражены следующие данные:

• Номер карты.
• Дата выдачи
• Имя лица, ответственного за выдачу.

Регистрация актов — не бумажная работа

Ведение записей не станет лишней бумажной работой, оно поможет вам организовать управление картами и облегчит составление отчетов. Кроме того, контролируя сотрудников, вы сможете делать это более тщательно. Для учета необходимо указать имя сотрудника, у которого есть карта, а также номер акта передачи топливной карты. Ведение учета поможет отслеживать информацию, проводить сверки и избежать потери карт.